多部门层级数据填报不再难！SeaTable 企业组织架构功能让层级填报更高效

为解决企业中常见的数据按部门层级填写和汇总的难题，SeaTable 带来全新解决方案，通过企业组织架构功能实现层级数据填报，大幅提高了层级数据的收集、汇总和管理效率。更好地支持业务运营和决策。

什么是层级数据填报？

多层级数据填报是一种数据填报和收集的方法，用于组织和管理层次结构化的数据。在多层级数据填报中，数据被分为不同的层级，每个层级都具有不同的属性和关联关系。层级数据填报可以更好地反映组织内部的关系和层次。可以帮助企业更好地管理和了解各个层级的数据情况，为企业的决策和运营提供有力的支持。广泛应用于企业中的项目管理、人力资源管理、财务管理和组织架构等领域场景。

例如，一个公司有多个部门，每个部门下又有多个子部门，这就形成了一个多层级的组织结构。各个部门经常需要将自己负责的数据按照给定的表格格式填报给上级部门，便于各级部门能够获得所需的数据以支持其职责和决策。也就是在进行多层级数据填报时，需要按照这种层级结构来填报和汇总数据。

例如：

SeaTable 层级填报的便利性

在多层级数据填报中，通常需要使用一些特定的工具或技术才能实现。而 SeaTable 通过“部门单选”列，可以直接获取团队的组织架构，便于实现按层级进行数据填报。它让组织架构和部门层级的数据填报实现了无缝衔接，大幅简化了多部门层级上报的步骤与难度，让这项高频且重要的工作不再是难题。同时也使得数据的收集变得更加灵活和全面。可以更方便地实现收集、统计和分析等一站式数据管理，提高企业协同和管理效率。

组织架构配合层级填报的便利性有：

下面，结合场景案例，来看如何实现层级填报。

层级数据填报案例

层级数据填报在工作中存在两种常见的使用场景：

第一种场景：数据填报场景

  1. 上级部门可以看到本部门和下级部门填报的数据，收集人可以看到所有部门的数据。
  2. 下级部门间相互看不到各自部门填写的数据。

第二种场景：数据下发场景

  1. 上级部门领导负责创建一行行记录，然后“下发”给下面各级部门。
  2. 下级各部门领导分配给自己的部门员工去补充一些字段的数据，同部门之间数据共享，上级部门可查看下级。

这两种需求通过通用应用功能和表格功能都可以实现。

层级数据填报在通用应用中的实现

第一种场景实现方法：部门单选+通用应用预过滤（数据预过滤条件是“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”）

这个案例场景中，产品经理需要收集产品部其各子部门所负责产品的进度等数据，由各子部门成员创建记录进行上报。

通用应用是基于表格来搭建，让我们不需要懂编程就可以制作一个网页应用，满足多种内外部协作的应用需求。

首先我们需要在个人表格中创建一个「产品部数据填报表」，增加需要收集的字段，如产品名称、版本号、功能更新、发布日期，还有重要的部门单选列、创建者列。



然后从表格的“应用”中进入，选择通过“通用应用”创建一个「数据填报」的应用。

在应用中增加两个页面，分别设置预过滤条件如下：

  1. 个人数据页面：设置预过滤条件为”部门填报人（创建者列），包括当前用户“。
  2. 部门数据页面：设置预过滤条件为”填报部门，是，当前用户的部门和子部门“。

如下图所示：





第一种场景实现效果：上级部门能看到下级部门的填报数据，下级部门间互不可见

如下图所示，用户进入应用，在个人数据页面填写和管理自己部门的数据；在部门数据页面，查看和管理自动汇总的自己部门和下属部门填报的数据。

个人数据页面（上级部门产品部视角）：



个人数据页面（产品部的下级子部门视角）：



部门数据页面（上级部门产品部视角）：



部门数据页面（产品部的下级子部门视角）：



第二种场景实现方法：部门单选+通用应用预过滤（数据预过滤条件是“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”）

和第一个场景有所区别，这个场景中，产品经理会根据表格字段创建一些记录（每行就是一条记录），然后分配给不同的下级”填报部门“（在“填报部门”列可以选择部门），再由下级填报部门的经理分配对应记录给成员去为一些字段补充数据。

由于是数据下发场景，这里我们需要调整一下表格中的字段名称：



应用的页面设置如下：

第二种场景实现效果：上级部门下发数据后可以查看下级部门的填报数据，同部门之间数据可互相查看，不同部门之间不可以查看

用户操作如下：

上级部门用户（产品经理）进入应用，在部门数据页面创建需要下级部门填补一些数据的记录。

下级部门的用户（产品一部/二部经理）进入应用，在部门数据页面中把由上级部门用户（产品经理）创建的记录，指派给（在“各部门经理指派填写人”字段选择自己的成员）本部门成员填补内容。

上级下发数据页面：



下级部门数据页面：





添加应用用户和角色

对上述两个场景，在管理员创建好应用后，我们都要将需要使用该应用的人员添加为应用的用户，并分配角色，那么如何添加和管理应用中的用户和角色？

这里请参考文档：用户和角色管理

层级数据填报在表格中的实现

第一种场景实现方法：部门单选+共享视图（视图中数据过滤条件是“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”）

例如，产品经理需要收集产品部及各子部门所负责产品的进度等数据。

那么可在个人表格中创建一个「产品部数据填报表」，增加产品名称、版本号、功能更新、发布日期，还有重要的部门单选列。



然后增加一个填报视图并设置视图条件为“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”，并锁定视图条件，再把该视图共享到各产品部负责人都在的群组即可。

注：群组可以在表格列表页由团队成员创建并添加成员，也可以在组织架构中由团队管理员快捷创建自动包含该部门和子部门所有成员的群组。如下所示：



填报视图条件：



共享填报视图：



实现效果：上级部门能看到下级部门的填报数据，下级部门间互不可见。

产品部下级部门经理进入填报视图表：



下级部门：



上级部门：



第二种场景实现方法：部门单选+共享视图（视图数据过滤条件是“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”）

上级部门产品经理操作：

1.创建记录：上级部门产品经理在表格创建了3行记录，并指定对应的下级部门去填报“版本号”、“功能更新”、“发布日期”这三个字段的内容。

2.权限设置：

①对“产品名称”、“填报部门”列通过“编辑列权限”功能设置只有管理员（产品经理）可编辑单元格。

②对“部门填写人”列设置特定用户（产品一部经理、产品二部经理）可编辑单元格，以实现子部门领导才可以指派成员。

③通过“编辑子表权限”功能对子表设置只有管理员可以增加行、删除行，以严格防止下级部门误增、误删行。

3.共享视图：为“填报视图”设置过滤条件为“填报部门，是，当前用户的部门和子部门”。然后再共享该视图到产品部成员都在的产品部即可。



下级部门操作：

产品部的下级产品一部经理、产品二部经理在产品部群组打开这个填报表格后，在“部门填写人”列选择自己部门的成员，也就是指派他去填写该行记录的3个字段的内容。





以产品一部为例，部门成员在产品部群组打开这个填报表格后，就可以看到产品一部经理指派的“部门填写人”是谁了，在自己负责填报的行填写即可。



第二种场景实现效果：上级部门下发数据后可以查看下级部门的填报数据，同部门之间数据可互相查看，不同部门之间不可以查看

总结

SeaTable 的组织架构功能为企业实现数据按层级填报提供了便捷支持。通过组织架构，企业可以轻松创建多部门层级，设置具有层级关系的部门和子部门，并添加各个部门的管理负责人和成员。这样，企业的组织架构就可以清晰地表现出来，建立起一个可视化、易于理解的组织结构图，方便管理和沟通。同时也方便表格中的“协作人”列在单元格查看和选择组织架构成员。

基于组织架构，利用部门单选列，我们就可以直接获取团队的组织架构（部门），再通过通用应用或共享视图功能，就能用于对数据进行层级填报、汇总和管理。

从企业层级填报的实现技巧来说，推荐利用组织架构配合“通用应用”功能去实现，应用的页面中的数据设置和页面权限功能（比如哪些用户角色可查看页面、编辑行、增加行等），有助于更方便地实现在一个应用里就可以让用户“所见即所得”，而无需像表格那样涉及繁琐的列权限、共享视图、查看群组等多点操作。

Last modified by seatable, 2023-11-04

什么是层级数据填报？
SeaTable 层级填报的便利性
层级数据填报案例
层级数据填报在通用应用中的实现
添加应用用户和角色
层级数据填报在表格中的实现
总结